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場所を問わずに情報を取り出せるペーパーレス

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場所を問わずに情報を取り出せるペーパーレス

業務を遂行する際には、何らかの情報が必要な局面もあります。
例えば顧客データーです。
契約済みの顧客から問い合わせがあって、情報を調べたくなる局面もよくあります。
ところが企業によっては、顧客データーを調べるのに時間がかかってしまう事があります。
情報が保管されている場所は、少々遠いからです。
データーを保管する方法は色々ありますが、キャビネットなどに紙の資料が格納されているケースも少なくありません。
キャビネットが近くにあるなら良いですが、離れているケースもあります。
外出先の携帯電話に連絡が来た時などは、キャビネットから離れていますから、すぐに顧客データーを調べることはできません。
何も顧客データーの照会だけではありません。
他にも色々な文書がありますが、それがキャビネットに格納されていると、色々不便です。


しかしペーパーレスの状態にしておくと、情報を速やかに取り出せるようになります。
例えば、USBメモリーなどの手段があります。
メモリーは主に家電量販店などで買う事ができますが、最近ではコンビニでも販売されています。
上述の文書データーなどは、そのメモリーに保存しておく方法もあります。
メモリーは手のひらサイズですから、どこにでも持ち運び可能です。
必要に応じて、そのメモリーからデーターを取り出す事も可能です。
ですから外出先でメモリー内のデーターを読み込んで、取り出す事もできます。
紙の資料ですと、それは少々困難です。
上述のようなキャビネットに資料が格納されていると、遠くの場所まで取りに行く事になります。
しかし手元にUSBメモリーさえあれば、わざわざ遠くの場所まで行く必要はありません。
ですからUSBメモリーを活用している企業は多いです。


それとクラウドを活用する方法があります。
クラウドはWEBの倉庫のようなサービスで、様々な形式のファイルを保存できます。
顧客データーの保存が可能なクラウドサービスも多いです。
クラウドも、場所に関するメリットがあります。
IDとパスワードさえ分かれば、どこでもクラウドからデーターを取り出せるからです。
クラウドは、スマホでも利用する事ができます。
スマホでクラウドのデーターにアクセスし、パスワードなどを入力すると、その場でデーターを取り出す事も可能です。
しかもキャビネットのように、わざわざ保管スペースを確保する必要はありません。
省スペースにもなりますし、多くの方々はクラウドを高く評価しています。
つまりペーパーレスの状態にするのは、「いつでも情報を取り出せる」メリットがある訳です。

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