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ペーパーレスの日報にするメリット

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ペーパーレスの日報にするメリット

多くの企業には日報があります。
営業マンの方々は、日々その日報に数字などを記入しています。
会社としては売上数字などを管理する必要があるので、日報を作成している訳です。
たいていの企業では、紙媒体の日報を採用しています。
日報が作成された後は、自分の担当者がデーターを集計するのが一般的です。
紙媒体で作成された日報を、表計算ソフトなどに記録している企業も多いです。
それで売り上げに関するデーターを集計している企業も、珍しくありません。
しかし紙の日報には、1つデメリットがあります。
データー集計の作業工程が多いからです。
営業マンが使った日報の数字を、事務担当者が入力しなければなりません。
その入力作業に時間がかかってしまい、残業時間が増えている企業も珍しくありません。
それではコストが高く付いてしまいます。


それよりは、むしろクラウドなどのサービスを利用する方が、データーの集計効率も良くなる傾向があります。
作業時間も大幅に短縮できますから、採用している企業も多いです。
その方法ですが、まず日報を記録する営業マンはクラウドのシステムにアクセスします。
パスワードなどを入力し、その日の数字を記録する訳です。
という事は、事務担当者の労力が減る訳です。
わざわざ事務担当者が日報を入力する必要がありませんから、作業工程が1つ減ります。
それで残業時間を削減できれば、人件費を抑える事もできます。
ましてクラウドの場合は、日報の書類を保管する必要はありません。
毎日のように日報を作り続ければ、書類の数も膨大になってしまいます。
わざわざその書類を保管する必要もありませんから、クラウドを採用している企業は多いです。


そのペーパーレスの日報には、作業時間の短縮化のメリットもあります。
そもそも従業員の人数が多い企業は、日報を集めるだけでも大変です。
100人以上の営業マンが働いている企業ですと、日報を100枚以上集めなければなりません。
100枚も集める訳ですから、膨大な時間がかかります。
ところがクラウドにすれば、入力されたデーターは即時に反映されます。
紙の書類のように、100枚ものデーターを提出してもらう必要はありません。
それで作業時間が短縮できれば、残業代も節約できるようになります。
しかも紙の書類のように、紛失してしまうリスクも低いです。
紙の書類はどこかに落としてしまう可能性もあります。
かえってクラウドの日報にしておく方が、安全性も高まる訳です。
ですから最近では、ペーパーレスの日報を採用している企業も増えつつあります。

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