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ペーパーレスと情報漏えいに関するメリット

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ペーパーレスと情報漏えいに関するメリット

ペーパーレスの状態にする事は、安全性のメリットがあります。
情報が漏えいしてしまうのを防ぎたい時は、あまり紙を使わない方が望ましいです。
例えばある営業マンは、会社から外出しました。
取引先との相談の為に外出した訳ですが、その際に電車で移動しました。
手荷物が少々多いので、一旦は電車の網棚にカバンを置きました。
そして目的地の駅でおりたところ、うっかりカバンを電車の中に置き忘れた事に気が付きました。
しかし、すでに手遅れです。
電車は駅から出発していますから、カバンを持参する事ができません。
もしも顧客データーが保存された資料がカバンの中に入っていると、大変な事になります。
誰か悪意のある第三者に、顧客データーを見られてしまう可能性があります。
ですから外出する時は、カバンは要注意です。


カバンだけではありません。
パスワードなどが書かれた紙も、要注意です。
普段パソコンで頻繁にログインするので、付箋にパスワードを書く方法も一応あります。
しかし万が一付箋が紛失しますと、大変な事になりかねません。
ですから紙の資料を使用するのは、様々なリスクがあります。
それよりも、むしろペーパーレスの状態にする方が、安全性も高まる訳です。
例えばクラウドのサービスを利用する方法があります。
WEBの倉庫のようなサービスです。
一旦はその倉庫の中にデーターを保管し、簡単にはアクセスできない状態にしておきます。
例えば上述の営業マンの例の場合、相談する場所でクラウドにログインして、データーを取り出す方法があります。
クラウドなら、カバンを電車の中に置き忘れてしまう事もありません。


そしてクラウドというサービスは、ペーパーレスになります。
そのサービスを利用する際に、特に紙を使用する事はありません。
IDとパスワードさえ覚えていれば、いつでも利用できるからです。
ただし注意点もあります。
確かにクラウドは便利ですが、パスワードがなければ利用できません。
パスワードを忘れてしまった結果、クラウドにログインできなかったという話はよくあります。
IDも同様です。
ですからパスワードなどは、自分なりに厳重管理する必要はあります。
しかしパスワードさえ正確に記憶しておけば、特に問題なく利用できます。
パスワードを丸暗記しておけば、簡単にログインできるからです。
何よりも、ペーパーレスの状態にしておけば、情報漏えいしづらくなります。
ですから企業によっては、紙を使わないルールにしている事もあります。

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