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データー検索と人件費のメリットがあるペーパーレス

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データー検索と人件費のメリットがあるペーパーレス

企業によっては、紙の整理作業が必要な事もあります。
その理由の1つは、情報照会の効率です。
例えば紙の書類に対して、顧客データーが書かれているケースはよくあります。
商品を購入してくれた顧客の住所や氏名などが書かれた書類を、大量に抱えている法人も少なくありません。
ところで書類が発行された後に、顧客が問い合わせしてくるケースもたまにあります。
問い合わせを受けた企業としては、まず顧客を特定しなければなりません。
スムーズに特定する為には、紙の資料が整理されていなければなりません。
顧客の名前が五十音順になっていないと、なかなか顧客を特定できないからです。
ですから多くの企業は紙の整理作業を行っている訳です。
いわゆるファイリング業務と表現される事も多いです。
しかし紙の書類の量が多いと、ファイリングは時間がかかります。


ところで顧客データーを照会したいなら、敢えて紙を使わない方法もあります。
顧客のデーター管理のシステムを使用したり、クラウドサービスなどを活用する方法もあります。
多くの企業は、前者のデーター管理のシステムを使用しています。
特に金融業界では、そのシステムが活用されている事が多いです。
というのも顧客のデーターを管理できるシステムには、検索機能があります。
顧客の名前や番号などを入力すると、直ちにデーターを見つける事ができます。
検索結果が表示されるのは大変スピーディーで、1分もかかりません。
しかし紙媒体の書類ですと、見つけるのに時間がかかってしまいます。
紙の量が多いと、たとえ五十音順に並び替えされていたとしても、数分ほどかかってしまう事も多いです。
管理システムを活用する方が、明らかに業務効率は優れています。


それと人件費の問題があります。
確かに紙の書類に対するファイリングという方法もあります。
企業によっては、わざわざ従業員を雇ってファイリングしている事もあるぐらいです。
しかしファイリングは時間がかかります。
1日かけても書類の整理が完了しない事もよくあります。
しかも従業員を雇うなら、人件費も支払う事になります。
派遣の従業員を雇っている企業も多いですが、その人件費は軽視できません。
ところがペーパーレスの管理システムを採用しておけば、わざわざ人件費をかけてファイリングする必要もありません。
管理システムがあれば、すぐに顧客を特定できますから、書類の並び替えの作業も不要になるからです。
つまりペーパーレスのシステムには、「情報検索」と「人件費」の2つのメリットがあります。

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