お役立ち!ペーパーレス化で業務改善☆

ペーパーレス会議が取り入れられています

エコや働き方改革など大きな理由で、ペーパーレスが驚くほどの速さで進んでいます。企業ではペーパーレスの会議も普通になってきました。しかしまだまだ、紙のほうがわかりやすいとか、ITが苦手な人がいる、コストがかかるなどの理由で取り入れられていない企業もあります。しかし、いまや紙の時代ではなく、業務改善にペーパーレスは必需品です。

当サイトでは多くのペーパーレスシステムを比較検討し、皆様のシステム導入のお役に立っています。ペーパーレスシステムには、それぞれ特徴があり、今までの膨大な資料を電子保存するのに適した物や、会議から日々の業務まで手軽にペーパーレスにできるシステムなど様々です。このサイトでは、システムの効率性の比較検討をして、皆様の会社にマッチしたシステムを紹介します。

ペーパーレスシステムで忘れてはならないのが、セキュリティー機能です。システムの効率性と伴に安全性も比較検討していますので、ぜひご確認ください。お客様の会社でも安全にシステムを使って、業務の効率化を図りましょう。

住友電工情報システム

「住友電工情報システム」は、業務文書のペーパーレス化を促進したい時に頼れるベンターです。この会社ではペーパーレス化を実現する、「楽々Document Plus」という優れた文書管理システムを提供しています。

このシステムには万全のセキュリティー機能が備わっているため、企業内の業務文書を安全にペーパーレス化できます。さらに高性能な検索エンジンも搭載されており、必要な文書を迅速に検索、および表示できるのが強みです。そのためこのシステムを導入しますと、紙の書類を探す苦労から解放されるため、業務効率が向上します。

文書管理システムに関する問い合わせは、公式サイトのフォームから行えます。必要事項を入力して送信すれば、担当スタッフが連絡してくれるので便利です。また電話でも相談可能で、営業時間は祝祭日を除く平日の9時から17時となっています。

日立ソリューションズ

会社では各種資料の作成や承認作業を行う必要が有りますが、これらをペーパーレス化する際には日立ソリューションズのサイトを活用される事がお勧めです。ここでは文書作成や承認そして保管や廃棄などの一連の文書管理をシステム化出来ます。

システム導入により業務の効率化や安全性向上を図る事が可能となる等のメリットが得られます。日立ソリューションズでは周辺システムとして必要なファイルサーバーの管理や、海外拠点とのグローバル対応も可能です。

これらのシステム構築や維持には一定のコストが必要ですが、会社毎に最適な提案を行ってくれます。各種相談はメール受付けに加えて、平日の10時から17時30分までフリーダイヤルで対応しています。

三井倉庫ビジネスパートナーズ

社内で保管をしなければいけない書類など膨大な量だとどこに保管をするべきなのか悩んでしまうということがあります。そんな時には三井倉庫ビジネスパートナーズにお任せください。安心して保管できるスペースを設けています。

膨大な書類をなんとか整理したい、必要な時に必要なものを取り出したいと考えている場合にはペーパーレス化を行うこともできます。電子で保管をすることができればスペースも多く取る必要がありません。保管にかかるコストも削減することができます。

機密文書の取り扱いに関して悩んでしまうということもあるでしょう。保管、電子化以外にも融解処理まで行っているので、安心をして廃棄をすることができるようになっています。

富士ゼロックス

大量の文章で保管場所に苦慮している企業の皆様は、富士ゼロックスのペーパーレスシステムを導入してみませんか?機密文書を紙で保管するのは、多くの手間やスペースが必要になります。富士ゼロックスに依頼すれば、貴社に適したシステムを作成してくれます。機密文書はペーパーレス化して効率良い管理をしましょう。

ペーパーレス化するソフトで一番重要なのがセキュリティー対策です。富士ゼロックスでは、セキュリティーの対策については万全で、文書の閲覧制限や利用制限・暗号化・パスワードなど使いやすくて、安全に設計されています。

「会議をペーパレスにしたい。」「文書をバックアップしておきたい」「工場間で共有データベースが欲しい」など様々な要求に応えてくれるのが富士ゼロックスのペーパレスです。エコにも生産性の向上にも欠かせないシステムです。

NECマネジメントパートナー

会社を運営して行く際には様々な文書が発生しますが、これらの作成や承認、保管や廃棄など一連の業務効率化やセキュリティ向上を図る方法としてペーパーレス化が不可欠です。NECマネジメントパートナーでは最適なシステム構築を図る事が可能です。

NECマネジメントパートナーでは専門スタッフが中立的な立場で文書管理のアドバイスを行ってくれます。そしてシステムの特徴としまして、各種検索機能により目的の文書を迅速に探したり、データをバッチ処理で一括登録する事が可能です。

またファイルサーバーはシステム構築に不可欠ですが、サーバーのファイル容量の管理なども行えます。NECマネジメントパートナーはメールで問合せをいつでも受け付けており便利です。

コニカミノルタジャパン株式会社

クラウドサービスなどを利用して、ペーパーレスを進める企業が増えてきました。コニカミノルタジャパン株式会社の複合機もそういったシステムを構築するためのツールになり得ます。大量の紙文書だけでなく、受信FAXやPDF、画像といったあらゆるデータを電子化することができるんです。

契約書や請求書などは今まで、紙ベースでやりとりするのが主流でした。その代わりに電子でやりとりすることが可能になります。書類として出力しませんので、スピードアップにつながり、紛失リスクや郵送コストや印刷コストの削減にも役立ちます。

このように、二次的な利用もできますので、文書を保管する設備の削減や人の手を介さない時間的な削減、紙の削減などあらゆるコスト削減を実現します。また、内容に応じた自動仕分けや保存もしてくれます。

資料の保管に関するメリットがあるペーパーレス

企業によっては、多くの紙の資料を抱えている事があります。事業年数が長い企業は、その傾向が顕著です。企業では、様々な紙の書類を作成しています。日報や名簿や会議用の資料など、膨大な数の資料を抱えている訳です。しかも企業では、その資料を保管しなければなりません。その保管に関する悩みを抱えている企業も、少なくありません。保管する必要がある以上、それなりの面積が必要です。10年分もの資料ともなると、かなりの数になります。それこそ3部屋分ぐらいの保管スペースがないと、とても格納できない事も多いです。貸倉庫などを使用して、保管せざるを得なくなってしまいます。貸倉庫を利用するにしても、費用がかかります。ペーパーレスの状態にするのは、上述の資料保管に関するメリットがあります。

例えばクラウドという方法があります。WEBの倉庫のようなサービスで、様々なデーターを保管できる機能が備わっています。ですから日報や名簿などを印刷せずに、一旦はクラウドに保管しておくやり方もあります。しかも一旦保管したデーターは、いつでも取り出し可能です。パスワードなどでログインしてクラウドにアクセスし、所定の操作でデーターを取り出す訳です。ちなみにクラウドに保管されたデーターは、たいていはデータセンターという場所に保存されています。クラウドを運営している会社の特別な倉庫があって、災害にも強い場所で保管されている訳です。クラウドの運営会社がデーターを保管してくれますから、預ける側としては、わざわざ倉庫などにデーターを格納する必要もありません。もちろん貸倉庫などのサービスを利用する必要もありません。

またペーパーレスの状態にするのは、劣化に関するメリットがあります。紙をしばらく使い続けていると、だんだん色が変わってきます。紙を買ったばかりの頃は白色だったにもかかわらず、数年ほど経過しますと、黄色や茶色に近い色になってしまう事が多いです。空気中の酸素が、紙に影響を及ぼすからです。長く使い続けた紙の資料は、判読が難しくなってしまう事もあります。また劣化が進むと、紙は破けやすくなります。その点クラウドなら、わざわざ紙を使う必要はありません。ペーパーの資料は不要な状態になりますから、紙の劣化を気にする必要もありません。クラウドに保存されているデーターは、たとえ年数が経過したとしても、色が変わってしまう事も無いからです。それにメリットを感じて、ペーパーレスでデーターを保管している企業も多いです。

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